Strategi
Komunikasi Sekretaris Dalam Menjalankan Tugas Dan Fungsi Jabatannya
Abstrak
Tugas dan fungsi jabatan seorang sekretaris sebagai kunci kedua
setelah manajer atau pimpinan pada kelancaran administrasi organisasi dapat
mencari dari akar permasalahan, karena dia-lah yang paling tahu perjalanan
organisasi.Nilai lebih sekretaris bisa mengambil keputusan dengan fakta, data
dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat
akurat.Sekretarismerencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan
organisasi seperti, pengelolaan urusan keuangan, pelaporan, kepegawaian, perlengkapan,urusan
rumah tangga, kehumasan dan keprotokolan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, bagaimanakah strategi komunikasi
sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, bagaimanakah strategi
komunikasi sekretaris dalam mengukur dan
mengevaluasi komunikasi secara efektif untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan organisasi. Bagaimana caramengevaluasi
pengelolaan urusan keuangan, pelaporan, pengelolaan urusan kepegawaian,
pengelolaan perlengkapan, urusan rumah tangga, kehumasan dan keprotokolan.
Dari permasalahan yang dikemukakan, strategi komunikasi
yang dilakukan sekretaris dalammengukur
dan mengevaluasi komunikasi secara efektif dengan merencanakan dan
melaksanakan kegiatan organisasi,
melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, membuat pelaporan, melaksanakan
pengelolaan urusan kepegawaian, melaksanakan pengelolaan perlengkapan, urusan
rumah tangga, kehumasan dan keprotokolan, yaitu dengan teknik komunikasi yang
berdasarkan pada karakter masyarakat.
Jika ditinjau dalamEffective Communictions Measurement And
Evaluation oleh Wilson, Laurie J. and Joseph D. Odgen,(2008: 154)dikemukakan bahwa dalam pengukuran
hubungan masyarakat kita akhirnya berusaha untuk mendapatkan orang untuk: 1. Kita
lakukan sesuatu yang ingin mereka
lakukan, 2.Kita tidak melakukan sesuatu
yang tidak mereka lakukan, 3. Mari kita
melakukan sesuatu yang kita ingin lakukan. Setelah mengidentifikasi mana dari
ketiga hasil yang diinginkan, pengukuran menjadi sangat sederhana.
Konsep yang digunakan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya yaitu dengan memberi dukungan
teknis dan administrasi secara efektif dalam pengambilan kebijakan organisasi,dengan
meningkatkan pembinaan dan kualitas sumber daya serta sarana dan prasarana di
lingkungan secretariat sebagaimana tercantum dalam teori diatas.
Kemudian berdasarkan analisa yang dilakukan, bahwa kemajuan
organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan sekretaris untuk memperoleh dan
memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat.Peran
utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,
harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya. Disamping sebagai
sekretaris jugasebagai penanggung jawabsecretariat.
Sebagai kesimpulan secara teoritis seorang sekretaris handalsebaiknya harus memahami segala
keperluan dan kebutuhan organisasi terkhusus atasannya. Untuk dapat menjalankan
peran ini, sekretaris harus memiliki kemampuan manajerial yang memadai.Seorang
sekretaris selalu membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan minta atasan memberikan persetujuan untuk daftar
tersebut.
Kata kunci:Strategi komunikasi,tugas dan fungsi sekretaris.
A. Pendahuluan
Sekretaris
dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci
kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari
surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh
terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi
perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.Seorang sekretaris memiliki tugas
dan tanggung jawab tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi organisasi
semata.
Dalam
menjalankan tugasnya sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena
sekretaris yang paling tahu perjalanan organisasi.Nilai lebih sekretaris bisa
mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung
dari atasan dan bersifat akurat. Sekretaris bisa saja memberikan saran atau
alternatif jalan keluar pada atasan, selama
fakta permasalahan yang sebenarnya diketahui. Seperti merencanakan dan
melaksanakan kegiatan organisasi, melaksanakan pengelolaan urusan keuangan,
evaluasi dan pelaporan, melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian,
melaksanakan pengelolaan perlengkapan,urusan rumah tangga, kehumasan dan
keprotokolan[1].
Di
samping itu, sekretaris dalam mewujudkan tugas pimpinannya kepada bawahan dapat
berwujud dengan bertindak adil dan bijaksana, yakni bertindak sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dan benar.Memberikan contoh yang baik, yakni menyangkut tentang
etika dan cara kerja yang sesuai dengan visi dan misi organisasi. Mengusahakan
terpenuhinya keperluan pegawai bawahan, hal ini penting karena pemenuhan
hak-hak bawahan akan memberikan pengaruh yang baik terhadap kinerja organisasi.
Menciptakan suasana kerja yang tenang, aman, dan tentram, yakni adanya
lingkungan kerja yang kondusif sehingga semua bawahan dapat bekerja dengan baik
dan lancar. Hal tersebuttentu tidak akan mencapai hasil yang baik tanpa adanya
kerja sama pada semua pihak[2].
Faktor-faktor
yang penting dan mempengaruhi jalannya kerja sama sekretaris terhadap pihak
lain diantaranya dengan melakukan koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja
antara pihak satu dengan jenjang lainnya terutama dengan sekretaris. Integrasi,
yakni terciptanya sistem kerja yang menyatu dan terpadu secara sistematik
sehingga setiap pihak sangat saling terkait.Sinkronisasi, yakni adanya
kesesuaian kerja antara pihak satu dengan lainnya, walaupun pada masing-masing
pihak mempunyai tugas masing-masing.Harmonisasi kerja sesama pegawai dan
sekretaris.Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan degan loyalitas dan kesungguhan
untuk memajukan organisasi.Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka
memajukan organisasi.Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai sehingga
pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.Tercukupinya dana untuk
melakukan aktivitas organisasi, termasuk dalam hal gaji, walaupun pada dasarnya
permasalahan gaji merupakan wewenang dari organisasi[3].
Kewajiban
kekretaris karena jabatannya pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya
dengan baik, untuk maksud tersebut sekretaris harus mengetahui benar tentang tugas
sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan, sebagai manajer atau
pimpinan bawahannya, hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan
manajer dan harus mengetahui benar tentang tujuan organisasi.
Berdasarkan
jabatan tersebut, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya
sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai
seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan
dasar mengenai surat-menyurat (korespondensi), mengetik dan stenografi,
pembukuan (accounting), penggunaan peralatan kantor, pengarsipan (filling), human
relations.
Sedangkan
untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris
harus, pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi
tertentu, memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat
menghindari kesalahan, mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas,
dapat bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain, mampu
menyesuaikan kondisi, bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan
atau diri sendiri, teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban, inisiatif
dan kreatif.
B. Kerangka Teori
Istilah
sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia.Dalam
Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares,
sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret
yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa
menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui
oleh orang lain atau para pegawai[4]. Secara
umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh
pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor
atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas
pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.
Jika
dikaitkan dengan pendapat Wilson, maka seorang sekretaris harus dapat melakukan
evaluasi dan komunikasi secara efektif. Dikemukakan
kurangnya pengetahuan dan pemahaman tentang teknik dan model evaluasi tampaknya
menjadi alasan utama praktisi tidak mengusulkan atau melakukan evaluasi.Evaluasi
merupakan suatu upaya untuk mengukur hasil atau dampak suatu aktivitas,
program, atau proyek dengan cara membandingkan dengan tujuan yang telah
ditetapkan, dan bagaimana cara pencapaiannya.Untuk maksud tersebut perlu adanya
monitoring yaitu suatu kegiatan internal proyek yang berupa studi-studi
diagnostik yang fungsinya untuk mendukung manajemen pembuatan
keputusan.Monitoring pada dasarnya adalah menghimpun informasiatau data secara
kontinyu agar tingkat kemajuan dan perkembangan suatu programtetap dapat
diikuti, sehingga upaya perbaikan atas kinerja program dapat dilakukan secara
optimal[5].
Tujuan
evaluasi dimaksud untuk memperkirakan,
menaksir, menilai keberhasilan, kegagalan sebuah program sesuai dengan yang
diharapkan. Indicator keberhasilan, kegagalan sebuah program dilihat dari
indicator-indikator sebagai berikut:
a.
Perubahan-perubahan apakah yang telah terjadi – sebagai akibat intervensi – dan
sejauh manakah perubahan-perubahan tadi sejalan dengan tujuan program atau
proyek?
b.
Bagaimanakah pencapaian hasil akhir (outcome) proyek itu secara meyakinkan
terkait langsung dengan berbagai sumberdaya yang telah dicurahkan pd proyek tersebut?
Sekarang
ini ada kecenderungan bahwa tingkat rasionalitas dan akuntabilitas sangatlah
penting bagi pelaksanaan sebuah program untuk itu perlu adanya evaluasi program
yang dapat menghasilkan data-data konkrit dan dapat digunakan oleh pembuat
kebijakan guna menetapkan nasib dari kebijakan/program tersebut.(diteruskan,
ditunda atau diberhentikan).
Lebih
lanjut dikemukan Wilson bahwa fungsi evaluasi adalah: 1). Fungsi
Pembelajaran, yaitu untuk mengetahui
keberhasilan kegiatan atau kegagalan dan mengetahui penyebabnya, dimungkinkan
penyempurnaan kinerja program di masa mendatang dan menghindari kesalahan yang
telah dibuat pada masa lalu.2). Evaluasi dapat berfungsi sebagai kemudi dan
manajemen. Yaitu sebagai umpan balik dan kendali pencapaian tujuan program.
Serta membuat penyesuaian mengenai cara bagaimana sebaiknya program
dilaksanakan.3). Evaluasi mengemban fungsi kontrol dan inspeksi. Artinya dpt
digunakan sbg informasi kpd pimpinan puncak atau pihak donor apakah kegiatan
program telah dilaksanakan dgn benar dan membawa hasil sesuai yg diharapkan.4).
Evaluasi dapat mengemban fungsi akuntabilitas, karena ia memberikan informasi
ttg penggunaan anggaran/dana.5). Evaluasi dapat berfungsi kepenasihatan. Hasil
evaluasi dapat digunakan untuk mendapatkan dana yang lebih banyak guna mendanai
program sejenis di masa yang akan datang[6].
Adapun
unsur-unsur dalam evaluasimeliputi:
1. Penghimpunan
informasi secara sistematik
2.
Bagi kebutuhan sekelompok orang yang berkepentingan (stakeholders).
3.
Untuk memperoleh pemahaman mendalam mengenai proses-proses perubahan yang
ditimbulkan oleh suatu proyek atau program.
4.
Pengambilan keputusan mengenai efektivitas program atau upaya-upaya tertentu
untuk penyempurnaannya di masa dating.
Apabila
dicermati, unsur-unsur di atas mencerminkan:Sifat aplikatif atau terapan dari
setiap evaluasi.Penggunaan kerangka konseptual atau teoretik untuk melakukan
evaluasi, guna menyimpulkan kegagalan program disebabkan faktor implementasi
ataukah oleh perumusan konsepsi awal dan landasan teoretikal dari program tersebut.
Dalam
mengadakan sebuah proses evaluasi, terdapat beberapa hal yang akan dibahas
yaitu apa yang menjadi bahan evaluasi, bagaimana proses evaluasi, kapan
evaluasi diadakan, mengapa perlu diadakan evaluasi, dimana proses evaluasi
diadakan, dan pihak yang mengadakan evaluasi[7]. Hal
yang perlu dilakukan evaluasi tersebut adalah narasumber yang ada, efektifitas
penyebaran pesan, pemilihan media yang tepat dan pengambilan keputusan anggaran
dalam mengadakan sejumlah promosi dan periklanan[8].Evaluasi
tersebut perlu diadakan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan perhitungan
pembiayaan, memilih strategi terbaik dari berbagai alternatif strategis yang
ada, meningkatkan efisiensi iklan secara general, dan melihat apakah tujuan
sudah tercapai[9].
Di sisi lain, perusahaan kadang-kadang enggan untuk mengadakan evaluasi karena
biayanya yang mahal, terdapat masalah dengan penelitian, ketidaksetujuan akan
apa yang hendak dievaluasi, merasa telah mencapai tujuan, dan banyak membuang
waktu[10].
Secara
garis besar, proses evaluasi terbagi menjadi di awal (pretest) dan diakhir
(posttest). Pretest merupakan sebuah evaluasi yang diadakan untuk menguji
konsep dan eksekusi yang direncanakan.Sedangkan, posttest merupakan evaluasi
yang diadakan untuk melihat tercapainya tujuan dan dijadikan sebagai masukan
untuk analisis situasi berikutnya[11].
Sekretaris
profesional menyadari untuk mencapai evaluasi dengan baik, diperlukan sejumlah
tahapan yang harus dilalui yakni menentukan permasalahan secara jelas,
mengembangkan pendekatan permasalahan,memformulasikan desain penelitian, melakukan
penelitian lapangan untukmengumpulkan data, menganalisis data yang diperoleh,
dan kemampuan menyampaikan hasil penelitian[12].
Dalam
melakukan pengukuran dikemukakan Wilson
bahwa pengukuran dalam melihat realita hubungan masyarakat kita akhirnya berusaha
untuk mendapatkan orang untuk: 1. Kita lakukan sesuatu yang ingin mereka lakukan, 2. Kita tidak melakukan sesuatu yang tidak mereka lakukan, 3. Mari kita melakukan
sesuatu yang kita ingin lakukan. Dikemukakannya setelah mengidentifikasi mana
dari ketiga hasil yang diinginkan,
pengukuran menjadi sangat sederhana[13].
Dengan
demikian seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu
yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi
kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk
menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas
kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan
pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan
syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1.
Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi
sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai
bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2.
Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang
berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan
seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum
dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena
seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang
dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang
terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3.
Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan
tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan
khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti
sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4.
Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang
langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan
mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5.
Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti
meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
C. Metodologi
Seorang
sekretaris dalam melihat perubahan-perubahan organisasi yang terjadi, harus menetapkan
metodologi evaluasi sebagai kriteria-kriteria yang dijadikan sebagai tolok ukur
untuk melakukan penilaian tentang sebuah program.Untuk mengetahui pencapaian
hasil akhir sebuah program yang cocok digunakan adalah analisis kualitatif
karena lebih peka dengan isu-isu social politik dan kelembagaan yang sangat
terkait dengan kebijakan public.
Evaluasi
komunikasi yang lengkap dan mendalam menggunakan lebih dari satu teknik dan metode. Hal ini terkait dengan
rekomendasi yang dihasilkan yang
harus dapat mengatasi
masalah dan memperbaiki
sistem yang ada. Masalah-masalah dalam
sistem komunikasi organisasi disebabkan
oleh beberapa faktor dan
mempunyai pengaruh baik
internal maupun eksternal sehingga membutuhkan analisis dan
interpretasi multidimensional.
International
Communication Association telah membakukan standar pengukuran untuk evaluasi
komunikasi yang dikenal sebagai system
lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumuskan menjadi teknik dan metode :
1. Survey
dengan kuesioner, survey dalam ICA Audit terdiri dari 122 butir pertanyaan,
termasuk 12 butir tentang cirri-ciri demografik, 34 butir tentang kebutuhan
organisasi
2. Wawancara
tatap muka, tujuan utama melakukan wawancara adalah untuk memeriksa,
menguji atau melengkapi
data yang diperoleh melalui alat
ukur lain. Terdiri
dari wawancara penjajakan
untuk mengumpulkan informasi penting dalam rangka pengenalan masalah dan
wawancara pendalama yang disebut juga wawancara tindak lanjut untuk membantu
tafsiran atas temuan yang diperoleh melalui alat audit lain[14].
Agar
wawancara dapat memberikan hasil yang maksimal, pewawancara harus seorang yang
terlatih.Seorang pewawancara yang baik, setidaknya dapat menggunakan enam jenis
pertanyaan untuk memperoleh data yang berbeda-beda. Keenam pertanyaan itu
adalah :
a. Pertanyaan
terbuka (open questions)
b. Pertanyaan
tertutup (closed questions)
c. Pertanyaan
khusus (specific questions)
d. Pertanyaan
reflektif (reflective questions)
e. Pertanyaan
yang mengarahkan (leading questions)
f. Pertanyaan
pengandaian (hypothetical questions)
3. Teknik analisis
jaringan, untuk memetakan
kegiatan-kegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi
ataupun unit kerjanya baik secara formal
maupun non formal. Responden secara khusus diminta
menunjukan sejauhmana dan
dengan intensitas bagaimana ia
terlibat dalam komunikasi dengan rekan-rekan unit atau departemennya didalam
jam kerjanya baik
pada jaringan formal maupun non formal.
Pengalaman komunikasi
dikenal dengan teknik
peristiwa kritis.Responden
diminta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi yang dianggap sebagai contoh
yang khas baik peristiwa sukses maupun kegagalan. Dari cerita tersebut dapat ditarik kesimpulan
seperangkat contoh khas tentang
komunikasi dalam suatu
organisasi sehingga dapat
dijelaskan mengapa komunikasi di suatu unit berhasil atau gagal profil dasar
kesuksesan atau kegagalan komunikasi dalam berbagai unit kerja organisasi.
4. Catatan
harian komunikasi, hanya cocok digunakan pada organisasi dengan struktur yang
kompleks dan jelas. Setiap responden diminta membuat catatan
dalam buku harian
selama satu minggu
tentang semua kegiatan komunikasi yang dilakukan (antar pribadi, via telpon, rapat, pesan tertulis yang
diterima dan dikirim) dalam bentuk formulir.
Standar
pengukuran ini tidak kaku artinya para ahli atau konsultan tetap memiliki
kebebasan untuk memilih dan menetukan teknik dan metode mana saja
yang dianggap sesuai
dengan masalah, situasi
organisasi dan tujuan audit yang
hendak dicapai karena setiap organisasi pun berbeda baik jenis, ragam maupun
ukurannya[15]
5. Berdasarkan
sumber lain, metode yang dapat digunakan dalam Evaluasi komunikasi, meliputi readership survey, misalnya untuk
mengetahui seberapa banyak pembaca, peserta
program, pemahaman terhadap
suatu publikasi khusus atau
pesan-pesan tertentu, content analysis, untuk mengkoding dan mengklasifikasikan
secara sistematis pesan-pesan khusus dalam aspek tema- tema yang ada maupun
atribut-atribut lain yang melekat dalam pesan sperti pesan yang favorable
maupun sebaliknya, readability studies,
untuk menilai tingkat keterbacaan
sebuah artikel atau
isi media cetak,
communication climate survey,
untuk mengukur sikap atau persepsi publik terhadap tingkat keterbukaan dan
ketersediaan saluran komunikasi dan network analysis, untuk mengamati frekuensi
dan pentingnya jaringan
interaksi, dimana pola-pola jaringan komunikasi
dibandingkan dengan struktur
organisasi formal untuk melihat kesenjangan antara yang
diharapkan manajemen dengan kenyataan
dalam praktek[16]
Jika
mengacu pada pendapat Wilson untuk keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris
dalam pelaksanaan kinerjanya, harus melihat realita hubungan masyarakat yang terjadidan
berusaha untuk mendapatkan simpati masyarakat yaitu dengan:1. Melakukan sesuatu
yang ingin mereka lakukan, 2. Kita tidak melakukan sesuatu yang tidak mereka lakukan, 3. Mari kita melakukan
sesuatu yang kita ingin lakukan. Dikemukakannya setelah mengidentifikasi mana
dari ketiga hasil yang diinginkan, pengukuran
menjadi sangat sederhana[17].
Untuk
keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris dapat juga memperhatikan pendekatan
lima deskripsi kunci publik dan pesan yang dikemukakan Wilson. Dinyatakan bahwa
dari setiap audience untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ingin dicapai harus
memperhatikan: 1. Profil demografis dan psikografis, 2. Memotivasi kepentingan
diri sendiri, 3. Masalah status hubungan dengan organisasi saat ini, 4. Pihak
ketiga tokoh masyarakat dan pemimpin opini lain, 5. Apa sasaran masyarakat
membantu mencapai tujuan yang akan dicapai.
Sedangkan pesan merupakan spesifik
publik dan menarik bagi kepentingan publik itu sendiri. Pesan tersebut
dirancang sebagai pesan primer dan kedua.Pesan utama adalah satu atau dua
laporan ringkasan kalimat yang mirip dengan penekanan suara mendalam.Pesan
sekunder adalah rincian pesan singkat yang menambah kredibilitas dan suport
pesan utama dengan fakta, testimonial, contoh, dan informasi lainnya dan
argumen persuasif[18] .
Dalam
mengaplikasikan teori untuk keperluan penelitian, dikemukakan pendapat publik
atau khalayak yang mungkin terlibat dalam memecahkan masalah atau isu yang
dihadapi. Sebagai sekretaris menggunakan data primer dan sekunder yang
dikumpulkan untuk profil demografis dan psikografis serta pendapat masyarakat,
sikap, nilai-nilai, keyakinan, dan gaya hidup untuk kepentingan pimpinan dalam
mengambil kebijakan. Sekretaris sedapat
mungkin untukmenemukan kebiasaan media
masyarakat dan saluran terbaik untuk digunakan dalam berkomunikasi dengan
mereka. Sekretaris menganalisis hubungan publik potensial dengan masalah dan
pimpinan, dan sekretaris harus mengidentifikasi kepentingan masyarakat dan
tokoh masyarakat.Jika sekretaris telah menyelesaikan analisis itu, sekretaris
telah memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang masing-masing publik potensial
dan tantangan yang dihadapi saat ini, sehingga dengan mudah menginformakan
kepada pimpinan dalam mengambil kebijakan dengan benar. Selanjutnya, sekretaris
hendaknya meninjau tujuan dan menentukan tujuan setiap masyarakat yang
potensial agar dapat membantu tujuan yang akan di capai pimpinan. Ingat bahwa
lebih dari satu kelompok masyarakat mungkin perlu dihubungi untuk menyelesaikan
setiap tujuan atau tugas, dan mungkinjuga
sekelompok masyarakat dapat menolong untuk mencapai lebih dari satu tujuan.Dengan
demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan
jabatan yang menuntut profesional yang tinggi.
D. Studi kasus
Sekretaris
memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan
pimpinan dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya.Pentingnya peranan seorang
sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing
organisasi. Peranan sekretaris di sebuah perusahaan, organisasi, desa,
kecamatan, daerah kabupaten, kota, propinsi dan Negara tentu akan berbeda.Berkaitan
dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, berikut
contoh kasus peranan sekretaris di kecamatan Muara Dua.
Kecamatan
Muara Dua merupakan sebuah kecamatan yang berada diwilayah pemerintah kota Lhok
Sumawe. Terletak di jalan lintas Propinsi yang sangat strategis.Kecamatan Muara
Dua memiliki sumber daya alam energy yang banyak sehingga memiliki fasilitas
yang cukup baik.Fasilitas yang dimiliki kecamatan sangat mendukung tugas yang dikerjakan
sekretaris.Dalam menjalankan tugas, Abdullah sebagai seorang sekretaris, menerima perintah langsung dari
camat, berdasarkan job diskripsi yang diterima seperti: menerima dan mengirim
surat-surat termasuk telepon dan facsimile, menyimpan arsip-arsip yang dinilai
penting, menerima tamu-tamu pimpinan, membuat jadwal pertemuan dan
perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, menyiapkan
bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam
rapat maupun kegiatan lainnya, bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan
bawahan, mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan, menemani
pimpinan dalam pertemuan penting.menyusun pidato-pidato untuk pimpinan[19].
Adapun
dalam melakukan interaksi kepada kepala desa dan kelurahan, sekretaris kecamatan
Pantai labu ini memberi perintah atau instruksi secara resmi, baik secara lisan
maupun tertulis.Disamping itu juga mengadakan rapat atau pertemuan secara
bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan kepala desa dan kelurahan.Mengadakan
pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada kepala desa dan
kelurahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat
positif.Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.Sekretaris
kecamatan Pantai labu ini juga mengadakan hubungan yang bersifat informal
terhadap pegawai, kepala desa dan kelurahan agar mendapat dukungan moril dalam
pelaksanaan perkejaannya[20].
Dikemukakan
oleh Abdullah dalam kinerja pelayanan di bidang Pemerintahan, ia melakukan pembinaan
terhadap anggota satgas Linmas yang berada di desa dan kelurahan agar dapat
berfungsi sebagaimana mestinya, mengawasi peningkatan dan perwujudan siskamling
di tingkat desa, dusun atau lingkungan sampai pada tingkat RT dan RW;
Mendampingi camat mengadakan patroli rutin gabungan Muspika dan Dinas terkait
serta Desa dan Kelurahan untuk melihat
langsung aktivitas masyarakat dalam bersiskamling. Mensosialisasikan peraturan
perundang – undangan di seluruh desa dan kelurahan bersama dengan jajaran
Muspika dan Dinas atau Instansi terkait; memberikan pembinaan dan penekanan
kepada pemerintah desa untuk membuat peraturan desa sebagai dasar atau payung
hukum di tingkat desa,Melaksanakan PAM tahun baru oleh tim gabungan dari Polri,
Dishub, TNI, PMK, Satpol PP dan Puskesmas, memberikan pembinaan dan pembenahan
administrasi pelayanan baik di kecamatan dan desa. Mensosialisasikan pembinaan
aparat kecamatan dan perangkat desa secara rutin; Pelaksanaan apel pagi setiap
hari dan khusus hari Senin apel pagi diadakan evaluasi kegiatan satu minggu
melibatkan personil kecamatan, dinas seatap dan para sekretaris desa;
Mendampingi camat dalam mengadakan rapat koordinasi Sekretaris Desa se
Kecamatan setiap hari senin setelah
pelaksanaan apel pagi[21].
Disamping
itu mengadakan rapat koordinasi rutin dengan Dinas dan Instansi di tingkat
kecamatan dalam upaya peningkatan
kualitas pelayanan dan kualitas para aparat yang ada di dinas dan instansi di
tingkat kecamatan, mengawasi peningkatan kedisiplinan perangkat desa.
Pembinaan
kelengkapan administrasi desa termasuk pendampingan membuat Perdes tentang
APBDes, dan Susunan Organisasi dan Tata Laksana Pemerintahan
Desa;Mengikutsertakan pada setiap kesempatan pertama guna mengikuti
kegiatan-kegiatan pelatihan yang bertujuan meningkatkan pengetahuan dan
ketrampilan perangkat desa; mensosialisasi bagi perangkat desa dan kelurahan
terkait dengan adanya berbagai peraturan perundang-undangan yang terus
mengalami penyempurnaan dan perubahan;Melaksanakan pembinaan secara rutin ke desa yang berkaitan
dengan pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan desa[22].
Adapun
untuk kinerja pelayanan di bidang pembangunan,
memberikan pembinaan dan pelaksanaan program pembangunan pola kemitraan
antara lain dengan memfasilitasi, membina dan memantau kegiatan peningkatan
ketersediaan infrastruktur wilayah yang berbasis masyarakat (kemitraan, swadaya
murni, PPKM, PNPM dan sumber dana lainnya). Memfasilitasi, membina dan memantau
kegiatan revitalisasi pertanian, perikanan dan peternakan.Melakukan penertiban
organisasi HIPPA di masing-masing desa, memantau kegiatan perluasan,
rehabilitasi dan normalisasi jaringan irigasi.Mendampingi camat dalam memfasilitasi,
membina dan memantau kegiatan pembangunan dan rehabilitasi gedung
sekolah.Mensosialisasikanmonitoring pelaksanaan musrenbang desa dan melaksanakan
musrenbang kecamatan[23].
Pelayanan
di bidang pembangunan Pembinaan yang lain, melakukan koordinasi dan
sinkronisasi penyusunan rencana strategis kecamatan dengan seluruh elemen di
tingkat kecamatan, juga mengadakan pembinaan, koordinasi dan sinkronisasi
rencana pembangunan di desa dengan melibatkan para tokoh masyarakat, sekretaris
juga melakukan monitoring terhadap pelestarian lingkungan hidup dengan gerakan
penghijauan dan gerakan kebersihan,
ketertiban dan keindahan di wilayah kecamatan. Sebagai sekretaris atas
penunjukan camat juga memfasilitasi,
membina dan memantau kegiatan Sanitasi Masyakat (SANIMAS), mengadakan pembinaan, koordinasi dan
sinkronisasi Gerakan Keluarga Berencana serta Kesehatan, Pembinaan, koordinasi
dan sinkronisasi kegiatan Posyandu, Pembinaan, koordinasi dan sinkronisasi
Pendataan Keluarga Sejahtera[24].
Selanjutnya
untuk kinerja pelayanan di bidang pemasyarakatan menurut Abdullah yang dilakukan adalah
melakukan monitoring penyaluran Beras rumah tangga miskin (Raskin), Monitoring
penyaluran Jamkesgakin, Pembinaan, koordinasi dan harmonisasi lembaga – lembaga
keagamaan, Memfasilitasi pembangunan tempat – tempat ibadah, Pelaksanaan
Peringatan Hari-hari Besar Keagamaan, Pembinaan di bidang kepemudaaan yang
terkait kegiatan olah raga, kepariwisataan, kesehatan masyarakat dan keluarga
berencana, Pembinaan dan penyuluhan terhadap pemuda tentang wawasan kebangsaan
serta peningkatan peranan pemuda terkait masalah sosial budaya, ketenagakerjaan
dan kemasyarakatan, Pembinaan dan penyuluhan pembangunan yang berwawasan
lingkungan demi masa depan dan pentingnya efektifitas dan efisiensi di dalam
kehidupan sehari-hari, Membantu penanganan masalah-masalah sosial dan bencana
alam[25].
Dari
pemaparan diatas dapat di ketahui tugas dan fungsi sekretaris membantu Camat
dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan memberikan pelayanan
administrasi kepada seluruh perangkat atau aparatur kecamatan, Merencanakan dan
melaksanakan kegiatan ketatausahaan, melaksanakan
pengelolaan urusan keuangan, evaluasi dan pelaporan, melaksanakan pengelolaan
urusan kepegawaian, melaksanakan pengelolaan perlengkapan,urusan rumah tangga,
kehumasan dan keprotokolan, melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat
sesuai dengan bidang tugasnya.
E. Analisis
Jika
dianalisa kinerja sekretaris Kecamatan Muara Dua yang begitu padat, maka dapatdikemukakan
bahwa seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang
harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi
kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk
menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas
kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan
pengertian atau definisi tentang sekretaris.Sedangkan syarat-syarat lain untuk
menjadi sekretaris sebagai berikut :
1.
Syarat Kepribadian
Tidak
banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.Adapun
kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut: a. Harus bersikap
mawas diri, b. Bersikap ramah, c. Sabar, d. Simpatik, e. Penampilan diri yang
baik, f. Pandai bergaul, g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, h.
Dapat bijaksana terhadap orang lain, i. Memiliki ingatan yang baik, j. Mempunyai
perhatian atas pekerjaannya, penyabar, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dan
lain-lain.
2.
Syarat pengetahuan umum
Syarat
pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang
berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan
seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara
umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya.Hal ini penting karena
seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang
dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang
terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3.
Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja.Memiliki pengetahuan tertentu yang
sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya
syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya
formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan. dan sebagainya.
4.
Syarat keahlian
Syarat
skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung
berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.Setiap sekretaris diharuskan
memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan, b. Mampu berkorespondensi, c. Mampu menggunakan
Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya, d. Teknik tata penyimpanan arsip, e.
Teknik berkomunikasi dengan telepon, f. Menulis cepat dengan steno g. Teknik
mengetik surat.
4.
Syarat praktik
Syarat
praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam
tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.Sebelum seorang diangkat
sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam
berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus
mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya:
sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain[26].
Dengan
demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab pimpinan sangat besar, sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan
jabatan yang menuntut profesional yang tinggi.Jadi, kemampuan pribadi seorang
sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting
yang tidak dapat dipisahkan pada peranan seorang sekretarisdalam Human
Relations.
Human
relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang
menyangkut faktor manusia dalam organisasi.Benturan psikologis dan konflik
antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan
saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan,
yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Semua
organisasi memerlukan human relation.Sekretaris harus dapat membiasakan diri
dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat
bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).Seorang sekretaris supaya
dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin
hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar
orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat
mereka bekerja.
Dengan
melihat permasalahan tersebut, peran sekretaris dalam human relation sangatlah
penting.Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan
bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan
antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang
kondusif.
Salah
satu peran sekretaris yang sangat penting adalah penyampain pesan kepada
bawahan.Pesan yang dimaksud disini hendaknya diinterpretasikan dalam arti luas,
yaitu sesuatu hal yang ingin disampaikan kepada orang, dalam hal ini adalah
bawahan. Maka, pesan dapat diartikan sebagai: a. Keputusan untuk dilaksanakan, b.
Keputusan untuk dipahami dan dioperasionalkan,
c. Perintah untuk dikerjakan, d. Instruksi untuk dilaksanakan, e.
Informasi untuk diketahui.
Dalam
hubungan hierarki, peran sekretaris antara lain menyampaikan informasi, saran,
dan hasil telaah bawahannya kepada pimpinannya. Keterampilan komunikasi secara
efektif mutlak perlu terutama kemampuan berbicara secara persuasif, menulis
dengan jelas dan dengan tata bahasa yang baik serta menyampaikan ”pesan” dalam
arti kemampuan menyampaikan ide secara meyakinkan. Di samping itu, ”pesan”
sebaiknya mengandung unsur: a. Pendapat, b. Saran, c. Kritik yang sifatnya
membangun, d. Permintaan sumbangan pikiran, e. Informasi.Kelima hal tersebut
amat penting dalam rangka usaha menumbuhkan, memelihara, dan mempertahankan
semangat kebersamaan dan hubungan human relation dengan penuh rasa solidaritas
dan semangat kerja sama yang tinggi.
Jika
dikaitkan dengan apa yang dikemukakan Wilson keberhasilan seorang sekrtaris
dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya disamping menjalankan apa yang diperintahkan
oleh atasannya dia juga harus mengetahui siapa yang menjadi tujuan apa yang
akan dikerjakan.Karena pentingnya peranan seorang sekretaris ini, maka sekretaris
harus berusaha untuk melakukan sesuatu yang
ingin dilakukan oleh pimpinannya dalam hal ini camat. Sekretaris tidak
melakukan sesuatu yang tidakdiperintahkan
oleh pimpinan untukdilakukan. Dalam berinteraksi dengan masyarakat diluar tugas
yang diperintahkan, sekretarisdapat melakukan sesuatu yang ingin dilakukan.Jika
apa yang dikemukan oleh Wilson dapat dilaksanakan, maka untuk mengidentifikasi
pengukuran akan keberhasilan kinerja menjadi sangat sederhana. Sekretaris tidak
perlu melakukan yang tidak perlu dilakukan, dan hanya mengerjakan apa yang
menjadi tanggung jawabnya untuk dikerjakan. Dengan demikian apa yang menjadi tujuan dari tugas
kesekretariatan dapat terwujud dengan benar.
F. Kesimpulan
Dari uraian
yang telah diutarakan maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Sekretaris
adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah
diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris dan
sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban.
2. Agar
tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna,
maka seorang sekretaris harus mengetahui sikap dan pribadi pimpinan, kondisi
pimpinan, mampu memelihara wibawa atasannya, mampu mencerminkan sikap dan
kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi, menciptakan lingkungan kerja
yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan, mampu memelihara sistem kontrol
terhadap hubungan kerja dengan atasan, mampu memberikan pemikiran positif
terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
3. Memelihara Konsistensi Kerja. Untuk dapat membantu pimpinan
dalam memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus
selalu melakukan hal-hal sebagai berikut: a. Selalu menilai (evaluasi) hasil
perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya, b. Memelihara mutu
pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara
organisatoris, c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang, d. Memperhatikan
setiap instruksi pimpinan, e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih
penting dan mendesak, f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan
konsentrasi, g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian
pekerjaan, h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.
Refferensi :
Duncan, Tom. Principles of Advertising & IMC.Second Edition.
Mc.Graw-Hill. 2005
H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of
Current English, 2001
Laurie J. Wilson & Joseph D. Odgen, Strategic Communications
Planning For Effective Public Relations & Marketing, USA: Kendall/Hunt Publishing
Company, 2008
Neuman, W.Lawrence. Social Research Methods: Qualitative and Quantitative
Research. USA: University of Wisconsin, 2006
Umar, Husein.
Evaluasi Kinerja Perusahaan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003
[1]Umar,
Husein. Evaluasi Kinerja Perusahaan, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2003), h. 99-102.
[2]Umar,
Husein. Ibid, h. 99-102.
[3]Ibid
[4]H.
W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English,
cetakan ke-3, hal 1142.
[5]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, Strategic Communications Planning For
Effective Public Relations & Marketing, ( USA: Kendall/Hunt Publishing
Company, 2008), h.155
[6]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, Ibid, h.156-158
[7]
Duncan, Tom.Principles of Advertising & IMC.Second Edition.(Mc.Graw-Hill. 2005),
h. 22
[8]Umar,
Husein. Evaluasi Kinerja Perusahaan, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2003), h. 99-102.
[9]Duncan,
Tom, ibid, h. 23
[10]
ibid
[11]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, ibid, h. 158
[12]Neuman,
W.Lawrence. Social Research Methods: Qualitative and Quantitative Research. (USA:
University of Wisconsin, 2006), h. 246
[13]. Laurie J. Wilson & Joseph D. Odgen, h,
158
[14]Neuman,
W.Lawrence, ibid, h. 247
[15]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, ibid, h, 159
[16]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, ibid,
h, 159
[17]
ibid, h, 158
[18]Laurie
J. Wilson & Joseph D. Odgen, ibid, h, 158
[19].
Hasil penelitian
[20].
Hasil penelitian
[21]
Hasil penelitian
[22]Hasil
penelitian
[23]Hasil
penelitian
[24]Hasil
penelitian
[25]Hasil
penelitian
[26]Umar,
Husein. Ibid, h.61
Tidak ada komentar:
Posting Komentar